É tradição, seja em empresas, igrejas ou instituições, de realizarem ao menos dois eventos no ano: a comemoração do aniversário e a de encerramento do ano. São eventos que tem como principal objetivo servir como forma de agradecimento aos funcionários da empresa ou mesmo estreitar os laços das pessoas que fazem parte daquela organização. As pessoas convivem juntas por dezenas de horas ao mês, e esses eventos são especiais, onde familiares dos funcionários podem estar presentes, amizades podem ser criadas, e um senso de identidade com a empresa pode ser estabelecido.

Das menores às maiores empresas, o evento de fim de ano é sempre um momento muito esperado pelos funcionários. Há uma grande expectativa quanto se haverá sorteio de prêmios, como viagens aos sorteados ou aos melhores funcionários do ano. Muitos também esperam que haja boa música, outros esperam ansiosamente para saber o cardápio do buffet. Com certeza são itens que devem ser pensados muito seriamente pelos organizadores. Entretanto, um item essencial e muitas vezes ignorado, é quanto ao melhor ambiente para realizar os eventos da empresa.

Salão com espaço para um grande evento.

Antes de começar a organizar qualquer coisa, a primeira informação essencial é sobre a verba que a instituição irá destinar para o evento. Tendo esse valor em mente, pode-se começar a pensar no local do evento, um dos itens mais importantes. Deve-se considerar quantos funcionários a empresa têm e, na medida do possível, estimar quantos parentes de cada funcionário estariam presentes. Se o número for muito grande (e principalmente se a verba for pequena!) não há nada de errado em limitar o número de acompanhantes, por exemplo, restringir apenas ao cônjuge/namorada o convite para o evento. Um dado que pode ser muito útil são informações quanto ao número de pessoas presentes nos eventos anteriores pode servir como base para estabelecer quantos convites serão liberados. Mas lembre de pegar os dados relativos ao evento comemorativo similar que aconteceu no ano anterior! Não adianta comparar um evento para os líderes de equipe com o evento de encerramento de ano com todos os funcionários!

A partir da estimativa de quantas pessoas estarão presentes, deve-se pensar nas demais características da festividade. Por exemplo, se a verba contempla a contratação de uma banda para tocar ao vivo, deve haver espaço para que ela se apresente. Se a intenção do evento é ser mais familiar, deve ter muito espaço para circulação das pessoas. Se a intenção for fazer uma espécie de balada, um lugar menor e apertado talvez seja a escolha ideal. Detalhes como esses são importantes para a organização de eventos que sejam inesquecíveis para os funcionários, dando a eles orgulho de fazer parte de uma empresa que organiza com qualidade algo para eles.

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