As principais funções dos portais são a pesquisa e navegação, a personalização, notificação, gerenciamento de tarefas e fluxo de trabalho e colaboração. Embora a maioria destas funcionalidades não ser nova, o que é novo é a ideia de que o valor comercial do todo é consideravelmente mais do que a soma de suas partes. Assim, um portal de sucesso não consiste apenas em qualquer suporte à colaboração de um bem ou uma boa integração das fontes de informação. Pelo contrário, consiste em, assim como uma receita culinária bem sucedida, uma mistura bem integrada das funcionalidades básicas portal.

A funcionalidade da pesquisa e navegação é a base para a maioria de um bem sucedido portal intranet o que significa que um portal bem sucedida deve apoiar seus usuários em uma pesquisa eficiente de conteúdos. Em um portal deve ser possível a apresentação automática a seus usuários com a informação apropriada para a função do usuário.

Deve ser possível, também, sugerir informações adicionais para o usuário, e / ou permitir que o usuário personalizar voluntariamente as informações apresentadas pelo portal. Permitir ao usuário buscar informações que não foi conhecido por ser relevante para a função do usuário, mas que podem estar disponíveis através do portal.
Em um portal intranet a personalização é vital para a entrega de informação apropriada aos usuários do portal: cada usuário recebe apenas a informação que é concebido especificamente para suas necessidades. Personalização deve ser baseada em funções de usuário, bem como as preferências do usuário.

Existem vários tipos de personalização, desde a personalização de navegação, dados, conteúdos até à personalização de design e do layout. Em um portal intranet, a personalização é o processo de adaptação páginas às características individuais dos usuários ou preferências. Comumente usado para melhorar o atendimento ao cliente ou de comércio eletrônico de vendas. A personalização é um meio de satisfazer as necessidades do cliente de forma mais eficaz e eficiente, tornando as interações mais rápidas e fáceis e, consequentemente, aumentando a satisfação do cliente e a probabilidade de visitas repetidas.

Quando uma empresa utiliza um portal intranet, deve ter um gerenciador de conteúdos mais conhecido por cms, sendo este um software de sistema de gestão mais fácil e automática de conteúdos. Este software, tem como função controlar toda a informação que é introduzida no portal de forma que a mesma fique disponível, sempre que existir uma pesquisa, e que esta informação esteja disponível rapidamente.

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